書類の小さいミスを簡単に「ゼロ」にする10の方法を元公務員が徹底的に教えます

スポンサーリンク
人生
スポンサーリンク
ボブ君
ボブ君

よっしゃあ!新しく社会人として事務仕事をする会社に就職をしたぞお!頑張らないと!!

このようにやる気満々で頑張ろうという方はいらっしゃるのではないでしょうか?

仕事をしていて、

ボブ君
ボブ君

書類のミスが多くて注意されてしまったよ、

ボブ君
ボブ君

ミス多くてこの仕事向いてるかわからなくなってきてしまったよ、

仕事上の文書書類のミスって結構自分の心に刺さりますよね。

こんなのもできないのかと自分で自分を責めてしまう気持ちもわかります。

その悩み、この記事を読めば解決できます!

【新人必見】書類の小さいミスを完全になくす10の方法を元公務員が徹底的に教えます。

書類のミスをなくす方法サムネイル

事務仕事の中でもさまざまあります。

・公務員などの行政

・一般企業の一般事務を担当している方

・営業の事務を担当している方

本当に様々だと思います。

そんな中ですべての事務仕事で必要不可欠となってくるのが、文書・書類作成ですよね。必然の作業に誤字脱字があり、ミスが頻発してしまうとどうしても自分の作業に自信がなくなってしまうのではないでしょうか?

そもそもこの仕事は向いているのかな?なんて思うことも多々あると思います。そんな時にこの記事を読めば書類のミスは格段に減ることでしょう!

ここでいう文書・書類作成とはパソコンでワードエクセル等を利用して作成したものを言っております。
ボブ君
ボブ君

書類のミスを無くして自分の仕事に自信をつけよう!

この記事はこんな方に向いています

この記事は

・大きいミスをしないための方法を知っておきたいという方。
・今年から新しく事務仕事全般を始めた方。
・重要な書類を扱っている方。
・何年たっても書類の作成にミスをしてしまうという方。

・一回でも上司に書類のミスを指摘されてしまったことがあるという方。

このような方に向いております。

どうですか?当てはまる項目は何個か見当たりましたか?

特に、今年度事務仕事に初めて仕事を始めて書類作成がそもそもわからない方はあらかじめこの方法を知っておくと得をすると思います!

ミスをしてからでは遅い書類もありますからね!

元公務員がなぜ書類のミスを完全に減らす方法をこのように公言できるのか?

それは私自身、大事な書類のミスに苦しめられたからです。

よろくん
よろくん

めちゃくちゃ書類ミスしてたからもう萎えそうでした。ちなみにやめた理由はこれじゃ無いですよ!

私は元地方公務員であり、重要な書類を毎日のように扱ってきました。そこで新人だった私はたくさんのミスをしてしまいました。

どうしてミスが頻発してしまうのだろう?そのように思い、上司や同僚、先輩などから詳しい方法を聞いた経験がありました。

そこで入手した方法を実際に活用することによってミスが格段に減ったのです。

新人で一年前まで高校生の私に書類を作成するということはかなりのギャップを感じていましたが、この方法に出会えて本当に良かったと思っています。

そもそも文書・書類にミスが見受けられのはどんな時?

私の実体験上、書類にミスが起きるのは以下の、

・睡眠不足の時
・残業で書類を作成しているとき
・疲労がたまっているとき

主にこの3つが要因であると考えます。

上記に共通しているのは集中力が乱れているときということが言えるでしょう。
集中力が乱れているとどのようなことでもミスをしてしまう傾向がありますので気を付ける必要がありそうです。

睡眠不足の時

学生気分で夜遅くまでゲームをしていたりすると翌日は必ずと言っても良いほど眠くなるでしょう。

この眠気には要注意です。

学生時代は授業中に寝るのも一つの手でしたが、職場ではそううまくいきません。

寝ているなんてもってのほかなんです。

残業で書類を作成しているとき

残業で書類作成の業務をしている方はミスに要注意です。

人間は同じ作業を何時間も継続していると、必ずその作業に対して飽きが来ます。

するとどのようなことが起こるかというと、

なるべく早くこの作業を終わらせたい。

そのような心理が働くのです。

早く終わらせたいという気持ちはミスを誘発させてしまうってことなんです。

疲労がたまっているとき

よろくん
よろくん

お金が欲しいから残業をできるだけたくさんして休むのは家に帰ってちゃんと寝れば大丈夫でしょう。

そう思って早い時間にしっかり寝てもなかなか次の日に疲れが取れない。

そんな経験は皆さんあるのではないでしょうか?

仕事って体を動かしているわけじゃないのに疲れますよね。

わかりますその気持ち。

その疲れがたまっているときは要注意なんです。

疲れているときは何事にも集中をするのが難しくなってくるでしょう。

完全にミスをなくす方法【必見】

ここからが完全にミスをなくす方法になっております。

この方法を10個だけ知って実践に移すことで明日からあなたも文書・書類にミスがなくなること間違いなしです!

方法1:2重確認をしろ!

ボブ君
ボブ君

2重確認!?そんなのやってるよ!やっててもミスしちゃうんだよ!

よろくん
よろくん

落ち着きなさい、これは初歩的な方法だからこれのほかにもたくさん方法はあるよ。

2重確認をしろということですが、まずは自分の目で本当にミスがないのかということを2重確認で確かめましょう。

これはうっかりミスをなくすためです。

人は1回で完璧に仕上げるのって確実に不可能だと思うんですよね。

どんなにしっかり確認しながら文書を作っていてもうっかり抜けてしまっていた。ということが多いんです。

うっかり忘れていたことがとても重要な部分であったり、あいさつなど、文書を送付する相手先に失礼を被る部分であったりなどうっかりミスがとても重大なミスを引き起こしてしまいますので2重確認は必ずしましょう。

方法2:音読をしているように確認しろ!

ボブ君
ボブ君

音読!?会社で音読なんてできないわ!!

よろくん
よろくん

「音読をしているように」なので実際は「口を動かしてほんのちょっとだけ声を出して」音読するんだよ。

音読をしているように確認しろということですが、声をほんの少しだけ出して口を動かしながら音読をすることによって自分の耳に言い聞かせんながら確認することができるんです。

ボブ君
ボブ君

黙読とさほど変わんないでしょう。

そう思う方は私も最初そう思っていましたが実際に音読をしながらやってみると格段とミスが減った気がしました。

こちらについて詳しくは以下で説明させていただいております。

「黙読の場合は、目を通して情報が頭に入りますが、音読すると同じ情報が耳を通して頭に入ります。それによって、黙読の場合とは違う理解の仕方ができるのです」

「例えば、大人でも電子機器の取扱説明書や保険の証書などはなかなか意味が読み取れないときがあります。そういうとき、声に出して読んでみると意味がわかることがあります」

「声に出して文章を読むと、黙読しているときは気づかなかったことに気づくことができます。自分の出した声を自分の耳で聞くことで、黙読の時には読み流していた言葉に意識が働いて理解が深まることはよくあります

いこーよおでかけ情報量日本最大級さんより

方法3:鉛筆・シャーペンでチェックをつけろ!

ボブ君
ボブ君

鉛筆でチェックをつける!?すごい王道な方法だね。

よろくん
よろくん

そうだね!この方法はかなり効果があったよ!でもほとんどの人がやってることなんじゃないかな!?

鉛筆でチェックをつけろということですが、これはかなり効果的です。

どのような場面でこの鉛筆チェックを利用するのか?

それは一文一文もしくは一単語一単語に「この文章はあっていますよ」「この単語はあっていますよ」という目印を付けていくんです。

単語なんかはよく変換誤りがあることが多いため、鉛筆を使って、

よろくん
よろくん

この単語は変換に誤りがありませんでしたよ、チェック。

というように細かく確認していくときにとても最適です.

さらに、チェックをつけていくことでどこまで確認が進行しているのかが、だれが見ても一目瞭然なんです。

途中で席を立たざるを得ない状況になったりする場面は結構見受けられます。そんなときにもこの方法は有効となっております。

方法4:フリクションでチェックをつけろ!

ボブ君
ボブ君

あれ?鉛筆じゃないの?

よろくん
よろくん

フリクションがあればフリクションを利用するとなおいいんだよ!

フリクションでチェックをつけろということですが、フリクションがあればフリクションでチェックをつけるとなお良いのは「色がついているから」なんです。

文書・書類を印刷するとほとんどの場合は白黒でしょう

白黒の文書・書類に黒の鉛筆でチェックをつけるとチェックが目立たなくなってしまい、一目見たときにどこがチェックされていないのかがわからない状態に陥ってしまうことがあります。

鉛筆は消しやすくて良いのですが、もっと正確にするためにはフリクションを利用しましょう!
注意点ですが、あまり強くこするとしわがついてしまうので消すときは細心の注意を払う必要があります。

方法5:複数の目で確認しろ!

ボブ君
ボブ君

複数の目!?って具体的にどういうことなの!?

よろくん
よろくん

複数の目はそのままの意味で「上司、同僚、先輩」とか忙しくなさそうな人に自分の作った文書・書類の確認をお願いするんだよ!

複数の目で確認しろということですが、これはかなり重要な文書・書類を作成するときに有効となってきます。

会社によってさまざまだとは思いますが、おそらく自分の作った文書・書類は必ず上司の目を通した後に公に出すと思います。

しかし、気を付けてほしいのは上司はほとんど目を通さずに印鑑を押しているということです。本当に会社によってさまざまではございますが、ほとんどの会社や部署でこのようなケースが多いようです。

そこで上司、同僚、先輩などから時間をもらって一緒に原本と元のデータを照らし合わせる作業をしてみるとよいでしょう。

私が作成した書類Aには商品の金額が乗っており、その商品の金額は書類Bから引用してきたものとします。

この時に書類AとBを自分で照らしあ合わせて確認するよりも

書類Aは私がよみ、書類Bは先輩に読んでもらう。

このようにすることによって自分自身だけでなく先輩からもしっかりと目を通してもらうことができるんですね。

この方法は本当に重要な書類を作成するときに利用するといいでしょう!

うつしミス図解

方法6:時間があるときは文書・書類を寝かせて提出前にもう一回チェックをしろ!

ボブ君
ボブ君

やっと文書の確認が終わった!明日提出だったから間に合ってよかったあ!

よろくん
よろくん

明日提出?それなら手逸出しに行く前に明日もう一回チェックしたほうがいいよ!

提出直前にもう一回チェックをしろということですがこれは提出まで時間があるときに有効となってきます。

提出まで時間があるときは、チェックをやり終えた文書・書類を少し寝かせてもう一度チェックをしましょう。

一度日をまたぐことによって新鮮な気持ちでその文書・書類の確認をすることができるんです。
その日のうちに文書・書類を作成してその日のうちに提出しようとするとかなりリスクがあるんです。

これは私の実体験ですがかなりこのパターンでミスをすることがありました。

方法7:提出後ももう一度チェックをしろ!

ボブ君
ボブ君

よし!一回寝かせたことだし!今日提出!もう完璧!やっと終わったよ!

よろくん
よろくん

ちなみにそれもう一回確認した?もう一回確認しないと取り返しのつかないことになりかねないよ?

提出後ももう一度チェックをしろということですが、提出したときにやり切った!と思い、その書類を提出後に放っておくと、稀に大変なことになってしまいます。

私自身、これでやり切ったと思って放っておいて結構痛い目を見た経験があります。

何回もその書類に目を通したのにミスがあった、そんな場合にそのミスに気づくことができるのは提出後に目を通した場合のみなんです。

提出後に、

よろくん
よろくん

あれ?ここよく見たら全く違うじゃん。

このようにすぐに気づくことができればその文書が処理されずにとどまっていた場合に差し替えすることができるんです。

例えばの話になりますが、まだ相手先に送付されずに郵便局でとどまっていた。なんてことも無きにしも非ずなのでそのとどまっていた文章を取り戻し、ミスしたところを訂正して再度郵便局へ送り届けるなんてこともできるんです。

方法8:文書の作成をしているときはラムネ(ブドウ糖)を食べろ(摂取)しろ!

上記で説明したのはチェックの方法でしたが、ここからはミスの根源をなくす方法、集中力を向上させる方法を紹介しています。

ボブ君
ボブ君

ラムネ!?急に何言ってんの!?大丈夫!?

よろくん
よろくん

これは冗談抜きで本当に効果的だから試してほしいんだな!

文書の作成をしているときはラムネ(ブドウ糖)を食べろ(摂取)しろ!ということですが、これはそもそもミスの根源を断つ方法となっています。

上記のそもそも文書・書類にミスが見受けられのはどんな時?でもご紹介しましたが集中力が乱れているときはミスをしてしまう傾向があります。

この集中力を保つ方法として、ブドウ糖の摂取というものが効果的であるということが私の経験上わかっております。

ブドウ糖を多く含むラムネを食べて集中力を長期継続しましょう!

ちなみに以下でブドウ糖について解説されていますのでこちらをご確認ください。

ブドウ糖には、私達が生きていく上で欠かせない効果がたくさんあるのです! その1:脳のエネルギー源! 脳の唯一のエネルギー源であるため、脳を活性化させ集中力を高める効果があります。 寝ている間も身体は休んでいますが脳は働いているので、朝食でしっかりブドウ糖を摂取すると良いですね!

グルトピッ!様より

方法9:睡眠時間を十分に取れ!

ボブ君
ボブ君

良質な睡眠かあ、最近は夜更かししちゃうからあんまり睡眠はとれてないなあ、

よろくん
よろくん

駄目だよそれは!眠気は絶対に集中力が乱れてしまうからしっかり睡眠をとらないと!

睡眠時間を十分に取れということですが、これも同様に集中力を保つための方法になります。

私の実体験をもとに集中力が乱れるのは睡眠の量および質がどちらも低下しているときだと思っております。

全く集中力が継続しないうえに、睡魔と戦うのに精いっぱいになりますのでこれはなり気を付けなくてはならない点であります。

皆さんも睡眠不足ですとなかなか物事に集中できなく、ぼーっとしてしまう感じがわかると思います。

その状態では文書・書類にミスをしてしまうのは必然といえるでしょう。

方法10:精神の疲れは肉体の疲れで消し去れ!

ボブ君
ボブ君

いや急にアクティブな話になってきたね!

よろくん
よろくん

これも結構ガチだよ。私自身の意見だけど精神的に来たら運動で肉体的な疲れでかき消したほうがいいんだよ!

こんな方法が本当にミスをなくすことにつながるのか?

そう思った方いらっしゃると思います。

これは本当に翌日に集中できる方法の一つなんです。

これはなぜかというと、軽い運動をすることによってその日の睡眠の質が向上し、翌日のパフォーマンスの向上につながるからなんです。

パフォーマンスの向上を望めるこの方法は実践してみるほかないでしょう。

ほかにもお勧めしているのは朝のランニングです。こちらは朝に体を動かすことで脳が活性化し、一日中頭がよく働くようになります。

※方法8~10の方法はミスをなくすことだけでなく日頃の集中力の向上にもつながりますので仕事外でも応用できます。

この記事の要約【忙しい人用】

方法1:2重確認をしろ!

自分の目で2重確認しないと、うっかりミスが発生してしまう原因となりますので、しっかり2重確認して、うっかりミスをなくしましょう
方法2:音読をしているように確認しろ!

一回自分が作成した文書・書類を自分にしか聞こえないような小さい声で口を動かしながら音読しましょう!目だけでなく耳も使うことで頭にインプットされて、気づかなかったミスにも気づくことができます。
方法3:鉛筆・シャーペンでチェックをつけろ!

鉛筆・シャーペンを使って、一文一文・一単語一単語チェックをつけて確認していきましょう。そうすればこれは確認しましたよ、という目印になり、確認途中で席を立たなくてはならなくなった場合でもどこまで確認したのかがわかりやすくなります!
方法4:フリクションでチェックをつけろ!

鉛筆だけでなく、フリクションでチェックを付けるとなお良いのは色付きでなおかつ消せるという特徴があるからです。
赤色でチェックをつけることができるため、一目でどこまでチェックしたかわかるようになります。
方法5:複数の目で確認しろ!

上司、同僚、先輩、だれからでもいいので二人以上の目を通してチェックをしましょう!自分の気づかなかった点まで気づいてくれるのは自分以外の人しかいませんので確実にミスを減らすことができます!
方法6:時間があるときは文書・書類を寝かせて提出前にもう一回チェックをしろ!

作った文書・書類は一度寝かせてあげましょう!一度寝かせてあげると新鮮な頭でもう一度その文書・書類をチェックすることができますので、これもかなり有効な方法となってきます。
方法7:提出後ももう一度ミスがないかチェックをしろ!

提出したものがもし重大なミスをしていたらそのミスに気付くことができるのは自分が提出後に確認したときのみになります。
この方法を利用すれば最悪の事態を逃れることができます。
方法8:文書の作成をしているときはラムネ(ブドウ糖)を食べろ(摂取)しろ!

ラムネは脳のエネルギー源です。エネルギーを補充することによって脳がよく働き、ミスの根源を断つことができます。
方法9:睡眠時間を十分に取れ!

睡眠不足は頭がぼーっとしてしまうのは皆さんわかるでしょう。そのぼーっとしている状態では、ミスを誘発させてしまいます。

方法10:精神の疲れは肉体の疲れで消し去れ!

精神的に疲れてしまった場合は肉体的に疲れを貯めて良質な睡眠をとれるようにしましょう。良質な睡眠は翌日のパフォーマンス向上にもつながります。

まとめ

皆さんいかがでしたでしょうか?

この記事を通して、文書書類にミスをしなくなった!

という方が少しでも多くいらっしゃったらとてもうれしく思います。

よろくん
よろくん

皆さんの社会人ライフを心より応援しております!!

コメント

タイトルとURLをコピーしました